Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà

Mô tả công việc

- Quản lý toàn bộ hoạt động của nhà chung cư
- Phân công công việc hoặc đào tạo cho các bộ phận khác
- Kiểm soát tình hình chung, trật tự an ninh công cộng,vệ sinh môi trường, bảo trì hệ thống kỹ thuật (điện, nước, máy bơm nước, máy phát điện, thang máy, camera, thông tin liên lạc…) và các dịch vụ khác của Chung Cư
- Chủ động liên hệ và phối hợp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ tiện ích cụ thể như sau:
- Công ty quản lý hoặc Ban quản lý tòa nhà đại diện Ban Quản trị chủ động làm việc với Công Ty cấp nước để hỗ trợ Cư Dân được đăng ký định mức nước sinh hoạt theo quy định
- Ban quản lý tòa nhà phối hợp làm việc với các bên liên quan để hỗ trợ, hướng dẫn cư dân ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình, internet, điện thoại… trong giới hạn khả năng cung cấp dịch vụ của khu chung cư
- Ban quản lý hỗ trợ cư dân hoặc phối hợp với chính quyền địa phương đăng ký tạm trú khi vào cư ngụ tại chung cư
- Lập kế hoạch vật tư, kế hoạch bảo trì tổng thể hàng năm các hệ thống máy móc trang thiết bị của chung cư, bố trí chi tiết lịch kiểm tra, bảo trì các thiết bị cơ điện hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Thay mặt Ban Quản trị làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước và phối hợp với chính quyền địa phương thực hiện các quy định của pháp luật về an ninh trật tự, vệ sinh, các phong trào chung.
- Đôn đốc nhắc nhở các hộ dân thực hiện nội quy chung cư
- Phối hợp với công ty điện lực, công ty cấp nước để giải quyết và khắc phục các sự cố tại chung cư
- Tiếp thu ý kiến và giải quyết khiếu nại của Cư Dân liên quan đến công tác quản lý vận hành nhà chung cư
- Thay mặt Ban Quản trị quản lý, cập nhật, phát hành thông báo thu phí và tiến hành thu phí quản lý, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của Chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Ban Quản trị các biện pháp bắt buộc thích hợp khi cần thiết để đảm bảo việc thu phí.
- Phối hợp với Ban Quản trị lập phương án PCCC định kỳ theo quy định nhà nước để hướng dẫn khách hàng / cư dân chung cư quen với các lối thoát hiểm và nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra
Giám sát công ty bảo trì cơ điện thực hiện việc bảo trì các thiết bị cơ điện hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo kế hoạch đã lập và báo cáo định kỳ cho Ban quản trị
- Tổ chức thực tập PCCC nội bộ định kỳ để các thành viên trong Ban quản lý , bộ phận kỹ thuật, lực lượng bảo vệ an ninh, bộ phận dịch vụ vệ sinh (và có thể có cư dân) cách thức thao tác các thiết bị PCCC Chung Cư, đồng thời để các bộ phận trên phối hợp với nhau nhịp nhàng và nắm được các bước cần thực hiện khi có tình huống khẩn cấp xảy ra
- Khảo sát và thực hiện các biện pháp tiết giảm chi phí công cộng cho Chung Củ như chi phí điện nước…
- Lựa chọn, ký kết hợp đồng dịch vụ với các nhà thầu có năng lực và uy tín cung cấp dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giữ xe, dịch vụ duy trì vệ sinh hàng ngày, chăm sóc cây cảnh
- Đề xuất với Ban Quản trị những việc cần thiết phải làm để tăng hiệu quả hoạt động và uy tín của Chung cư
- Khi chung cư có sự cố về kỹ thuật trong quá trình vận hành, Trưởng Ban quản lý phải nhanh chóng tập trung kỹ thuật, nhân sự giải quyết trong mọi tình huống với thời gian nhanh nhất
- Báo cáo tình hình quản lý và tài chính hàng tháng, hàng năm cho Ban Quản trị
- Tư vấn cho Ban Quản trị lựa chọn và ký hơp đồng với các nhà thầu có năng lực và uy tín cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa, các công ty vận chuyển rác, diệt côn trùng…
- Xây dựng kế hoạch ngân sách hoạt động của nhà chung cư
- Phối hợp với bộ phận nghiệp vụ công ty hoàn thiện quy trình, biểu mẫu vận hành nhà chung cư
- Báo cáo hoạt động kinh doanh và quản lý nhà chung cư
- Giám sát các bộ phận nghiệp vụ, các nhà thầu
- Kiểm soát tiêu hao phẩm tại nhà chung cư
- Điều phối/phối hợp với bảo vệ giám sát việc mang hàng hóa vào/ra tòa nhà
- Giám sát các nhà thầu bảo trì thực hiên việc bảo trì các thiết bị, hệ thống kỹ thuật tòa nhà hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo kế hoạch đã lập và báo cáo định kỳ cho Ban Quản trị
- Giám sát việc lắp đăt, sửa chữa nội thất của Cư Dân (nếu có)
- Nghiệm thu chất lượng dịch vụ của các nhà thầu