Nhân Viên Hành Chính

Descripción del trabajo

* Quản lý hồ sơ giấy tờ - Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền. Phải lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty - Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản... - Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty - In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của BGĐ * Công tác lễ tân - Nghe điện, giao dịch với khách hàng; đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo - Chuẩn bị tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp của công ty - Thực hiện các công việc hành chính liên quan đến chi phí Văn phòng (điện thoại, chuyển phát nhanh,photo,nướcuống…) - Theo dõi các chế độ ma chay, hiếu hỉ, ốm đau theo quy định của Công ty - Quản lý con dấu của Các Công ty * Công tác quản lý tài sản, thiết bị - Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì theo định kỳ - Có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo hoạt động của công ty - Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị cần thiết cho công ty khi có yêu cầu - Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản ra vào Công ty, điều chuyển, thanh lý theo đúng quy trình, quy định. - Đáp ứng đầy đủ và kịp thời trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cho toàn CBCNV công ty. - Tổng hợp, phân tích các số liệu liên quan đến công tác quản lý tài sản của Công ty. - Làm các báo cáo Kế hoạch tuần, tháng, quý, năm về công tác quản lý tài sản - Quản lý hồ sơ tài sản của Công ty, yêu cầu bổ sung, cập nhật và lưu trữ theo đúng quy định * Quản lý và mua sắm VPP - Quản lý văn phòng phẩm của công ty: lập đề xuất mua VPP hàng tháng, rà soát lại số lượng VVP tồn. - Theo dõi và cấp phát VPP - Đảm bảo VPP phải có định mức tồn kho tối thiểu - Tổng hợp tình hình mua, cấp phát VPP hằng tháng và báo cáo BGĐ * Các công việc khác - Theo dõi và tổ chức sinh nhật hàng tháng cho nhân viên công ty. - Tổ chức các hoạt động vui chơi và các buổi tiệc cho nhân viên công ty. - Giao dịch với các đơn vị, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm. - Lập các báo cáo theo theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước và cấp trên - Tổ chức các hoạt động tập thể: sinh nhật, du lịch, tiệc cuối năm - Lập kế hoạch, lên ý tưởng tổ chức các chương trình sự kiện. - Liên hệ với các tổ chức liên quan để tìm thông tin, thống nhất trao đổi, ký kết hợp đồng tổ chức. - Là đầu mối trong quá trình tổ chức, phân công công việc cho các cá nhân/ phòng ban hỗ trợ. - Chuẩn bị hậu cần cho sự kiện (mua sắm vật dụng cần thiết, bằng khen, băng rôn, khẩu hiệu, quà tặng...) * Trách nhiệm khác - Lập báo cáo theo yêu cầu. Thực hiện những công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp quản lý trực tiếp và Ban Tổng Giám Đốc * Quan hệ trong công việc - Quan hệ với cấp trên: Ban Giám Đốc, P. Tổng Vụ, P. Sale - Quan hệ với các bộ phận liên quan: Các phòng ban Công ty - Quan hệ bên ngoài: Đối tác, khách hàng