Trợ Lý Tổng Giám Đốc

I. Mục đích công việc:

• Hỗ trợ Tổng Giám đốc tối ưu hóa nguồn lực về thời gian trong các tác vụ hàng ngày để gia tăng hiệu suất công việc.
• Thực thi gọn gàng và chính xác những yêu cầu của Tổng Giám đốc để đảm bảo tiến độ của các dự án và mục tiêu được triển khai đúng hạn mà không bị gián đoạn.
• Trở thành “cánh tay nối dài” đắc lực để giúp mở rộng phạm vi hoạt động của Tổng Giám đốc trong mọi công tác.

II. Nội dung chi tiết

A. (50%) Chuẩn bị cơ bản các khẩu phần dinh dưỡng theo hướng dẫn và lịch trình.

• Tuân thủ về cân đo định lượng.
• Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Quản trị nguồn dự trữ nguyên vật liệu (tủ lạnh, tủ đồ khô...) đúng quy cách và không bị thất thoát.

2. Theo yêu cầu trực tiếp và cụ thể mà thay mặt gọi món ăn / đồ ăn / nguyên liệu thông qua các ứng dụng phổ biến như Shoppefood, Grab...

• Canh chỉnh thời gian sao cho thời điểm giao hàng không quá chênh lệch với thời hạn được yêu cầu.
• Minh bạch trong quản lý chi tiêu và thực hiện các quy trình báo cáo.
• Trong một số trường hợp có thể cần liên hệ đặt hàng trực tiếp từ cửa hàng, nhà hàng hoặc đôi khi cần chạy đến lấy.

3. Đi đến các siêu thị gần bên để mua một ít nguyên liệu tươi và có thể kết hợp chế biến đơn giản các món như chiên, luộc, hấp theo yêu cầu.

• Tuân thủ công thức nấu nướng và định lượng đã được quy định.
• Ghi chú cụ thể các số liệu đã cân đo trong quá trình chế biến và gửi kèm theo báo cáo.
• Đảm bảo lựa chọn thực phẩm và nguyên liệu còn tươi ngon, chưa hết hạn sử dụng và cần phải biết cách chế biến phù hợp.

4. Có kỹ năng nấu nướng và chế biến đa dạng, chủ động lên thực đơn linh hoạt theo yêu cầu điều tiết năng lượng và các thành phần dinh dưỡng.

• Thực hiện được các kỹ năng nấu bếp nâng cao như hầm, ủ, kho, xào, lên men, nấu canh, súp...
• Hiểu biết về các thành phần như đạm, tinh bột, chất béo, muối... có trong từng loại nguyên liệu và thực phẩm.
• Chủ động lên thực đơn thay đổi và linh hoạt theo tuần tùy theo yêu cầu về mức năng lượng và các thành phần cần nạp cho mỗi khẩu phần ăn.

5. Được đào tạo chuyên môn chính quy hoặc có kinh nghiệm chuyên sâu về dinh dưỡng để giúp theo dõi và giám sát sức khỏe toàn diện.

• Hiểu biết về những mục tiêu và kế hoạch luyện tập của Tổng Giám đốc để đưa ra chương trình dinh dưỡng phù hợp bám sát theo từng ngày tập.
• Có thể kết nối với các chuyên viên, kỹ thuật viên, huấn luyện viên khác để giúp điều phối khối lượng tập luyện, nghỉ ngơi và hồi phục.
• Mở rộng khả năng quản lý thêm một vài nhân sự chuyên trách một cách tổng quan để cùng hướng đến mục tiêu chung.

B. (30%) Thay mặt khảo sát, liên hệ, giao dịch và tiếp nhận hàng hóa & dịch vụ.

• Sẵn sàng nghe máy linh hoạt ở nhiều thời điểm khác nhau trong ngày phòng khi có hàng gửi đến cần hướng dẫn cách thức giao nhận.
• Tiếp nhận hàng hóa hoặc điều phối hàng hóa đến khu vực được chỉ định và cập nhật báo cáo.
• Ghi nhận các thông tin có thể quan trọng khác qua số điện thoại phụ để báo cáo và phản hồi lại cho Tổng Giám đốc.

2. Liên hệ nhà cung cấp hoặc đến nơi khảo sát theo yêu cầu cần tìm kiếm những hàng hóa, vật dụng hay dịch vụ chuyên biệt.

• Chủ động di chuyển bằng phương tiện của cá nhân (đã bao gồm trong phúc lợi) hoặc trong những trường hợp đặc biệt sẽ có thêm công tác phí.
• Bám sát theo yêu cầu của Tổng Giám đốc để khách quan khảo sát qua đa dạng nhiều nhà cung cấp và tìm ra được đơn vị phù hợp nhất với các tiêu chí.
• Báo cáo tổng quan về điểm mạnh, điểm yếu cũng như đưa ra đề xuất cuối cùng cho phương án phù hợp nhất, theo hình thức chính trực nhất.

3. Đại diện lắng nghe tư vấn, tổng hợp báo cáo và đàm phán về dịch vụ với chi phí và giá cả phù hợp các tiêu chí được đề ra.

• Thay mặt đi tìm hiểu về các gói dịch vụ, giá trị gia tăng và lắng nghe cặn kẽ từ các tư vấn viên (có thể qua điện thoại hoặc đến tận nơi).
• Tìm hiểu kỹ các ràng buộc và nghĩa vụ trong hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ để có thể đưa ra nhận định chính xác.
• Có kỹ năng đàm phán cơ bản, hiểu rõ mục tiêu để đến cuối cùng tìm kiếm được thỏa thuận phù hợp nhất với yêu cầu.

4. Phụ trách quản lý ngân sách và chi tiêu cá nhân của Tổng Giám đốc một cách khoa học, rõ ràng và minh bạch.

• Chịu trách nhiệm giữ quỹ cá nhân cho Tổng Giám đốc để phục vụ các chi tiêu một cách chặt chẽ, không tiêu cực.
• Thiết lập và báo cáo ngân sách phân bổ đã sử dụng vào các phân loại theo hệ thống để dễ dàng giám sát.
• Chủ động thay mặt chi trả cho hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

5. Có kỹ năng ngoại ngữ đủ để liên hệ khảo sát các nhà cung cấp ở nước ngoài và tiến hành đặt mua, nhập khẩu hàng hóa.

• Có bằng cấp ngoại ngữ và kỹ năng sử dụng các phương thức truyền thông qua mạng để nghiên cứu, tìm kiếm hàng hóa, dịch vụ tại nước ngoài.
• So sánh, đối chiếu, khảo giá các nhà cung cấp để tìm ra và đề xuất giải pháp hữu hiệu nhất.
• Hiểu biết cơ bản về quy trình nhập khẩu các loại hàng hóa, máy móc, công cụ dụng cụ, thực phẩm, sách vở, văn phòng phẩm... theo tiêu chuẩn của Việt Nam.

C. (15%) Sắp xếp lịch trình công tác, sự kiện xã hội và giám sát tiến độ thực thi của các bên dịch vụ.

• Đòi hỏi sự cẩn thận, chính xác, kiểm tra và xác nhận thật kỹ lưỡng để tránh sai sót. Linh hoạt và nhanh chóng thay đổi khi có yêu cầu.
• Có khả năng sàng lọc, lựa chọn, nghiên cứu và khảo sát thông tin qua các phương tiện truyền thông để tư vấn cho Tổng Giám đốc các tiêu chí phù hợp.
• Chuẩn bị thêm các phương tiện cần thiết cho một sự kiện (quà cáp, dịch vụ trang trí, trang phục, xe cộ...) theo yêu cầu trước đó của Tổng Giám đốc.

2. Giám sát các công đoạn thực thi nhiệm vụ từ các đơn vị thi công, giao hàng, lắp ráp, bảo trì bảo dưỡng để đảm bảo tiến độ.

• Liên hệ trước để phối hợp với các bên cùng thực hiện theo tiến trình thời gian hợp lý để tối ưu hóa nguồn lực và tránh sai sót.
• Truyền đạt những yêu cầu của Tổng Giám đốc và đảm bảo các đơn vị thực thi theo đúng quy cách đã đề ra.
• Lưu giữ các phiếu bảo hành, hướng dẫn sử dụng và các số điện thoại liên hệ với các bên sửa chữa và nhà cung cấp để nhận được sự hỗ trợ kịp thời.

3. Khi có yêu cầu cụ thể, triển khai việc tìm hiểu các quy trình, thủ tục của nhà nước để hỗ trợ Tổng Giám đốc xúc tiến nhanh công việc.

• Nghiên cứu các bước từ lúc nộp hồ sơ tại phòng ban nào, các cấp ra sao đối với các thủ tục hành chính thông dụng.
• Liên hệ, tìm hiểu, đặt lịch hẹn tư vấn, đặt chỗ tại các cơ quan công quyền nhằm rút ngắn thời gian hoàn thành quy trình, thủ tục.
• Phối hợp cùng Tổng Giám đốc khi có yêu cầu để đến các cơ sở và hỗ trợ việc hoàn thành các hồ sơ theo quy định.

4. Nghiên cứu sắp xếp lịch trình tổng thể cho những chuyến đi dài ngày cả trong và ngoài nước.

• Sắp xếp các chuyến bay, giờ bay, khách sạn, xe đưa đón, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết (Visa, hộ chiếu...) không sai sót.
• Nghiên cứu trước và tư vấn cho Tổng Giám đốc về các điểm tham quan, các sự kiện hay những điều cần lưu ý quan trọng có thể cân nhắc trong chuyến đi.
• Hỗ trợ túc trực và sắp xếp các công việc khi Tổng Giám đốc đi vắng để đảm bảo tiến độ công việc chuyên môn tại Công ty.

5. Có bằng lái xe ô tô từ B2 trở lên, có kinh nghiệm tương đối và khả năng thực thụ lái xe khi có yêu cầu trong những trường hợp đặc biệt.

• Đây không phải là chuyên môn tài xế toàn thời gian nhưng kỹ năng này sẽ hữu hiệu trong một vài trường hợp cụ thể cần ứng phó.
• Rành rẽ một cách tương đối đường xá ở TP. Hồ Chí Minh và có kỹ năng sử dụng bản đồ điện tử để định hướng.
• Có kiến thức cơ bản về xe ô tô để khi cần liên hệ sửa chữa, thay thế trang thiết bị hay bảo trì bảo dưỡng thì có thể giám sát.

D. (5%) Truyền thông yêu cầu đến các đơn vị, phòng ban, cá nhân và tiếp nhận phản hồi để báo cáo.

• Nhanh chóng, gọn gàng, hiệu quả, chính xác với đầy đủ nội dung và đảm bảo những mục tiêu kỳ vọng cần đạt được.
• Ở chiều ngược lại, cần ghi chép để phản hồi chính xác các câu trả lời, tránh thay đổi ngữ nghĩa hay sai sót.
• Tôn trọng nguyên tắc bảo mật thông tin trong các trao đổi hay từ nội dung các tài liệu mình phụ trách.

2. Luân chuyển hồ sơ trình ký và đảm bảo tiến trình ký - duyệt hồ sơ diễn ra đúng thời hạn quy định.

• Cẩn thận, kỹ lưỡng để không làm thất thoát hồ sơ quan trọng trong các tiến trình.
• Đôi khi cần ghi chú thêm những thông tin bổ trợ quan trọng hay lưu ý từ người gửi hồ sơ để báo cho Tổng Giám đốc biết.
• Cần hiểu biết sơ lược về các loại hồ sơ để có thể kiểm tra sơ bộ xem có thiếu sót gì không.

3. Quản lý hồ sơ, tài liệu, tài sản, và công cụ dụng cụ theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

• Phân loại và hệ thống hóa hợp lý các khu vực bảo quản để đảm bảo luôn trong tình trạng tốt và không bị thất lạc.
• Đáp ứng nhanh các yêu cầu tra cứu, trích xuất, tìm kiếm hay tổng hợp từ Tổng Giám đốc.
• Bảo mật thông tin và tách bạch để tránh nhầm lẫn việc của cá nhân vào khu vực của công việc.

4. Thay mặt đến tham dự các sự kiện, buổi họp, buổi tiệc, chuyến đi khảo sát theo yêu cầu của Tổng Giám đốc.

• Nắm bắt mục đích của chuyến đi và giúp truyền thông chính xác yêu cầu hay thông điệp của Tổng Giám đốc.
• Ghi chép cụ thể kết quả và những phản hồi từ các bên có liên quan để tổng hợp báo cáo lại.
• Giữ gìn hình ảnh của bản thân để không ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của Công ty hay của Tổng Giám đốc.

5. Đại diện đàm phán, thương lượng với các bên được chỉ định trong phạm vi và vai trò, quyền hạn được yêu cầu.

• Nắm rõ mức độ và phạm vi bản thân được ủy quyền ra quyết định để linh hoạt tìm kiếm giải pháp tối ưu nhất.
• Luôn đứng về quyền lợi của Công ty, không thông đồng với đối tác hoặc để xen lẫn các vấn đề tiêu cực, trục lợi cho bản thân.
• Được đào tạo chuyên môn các kỹ năng để đọc và hiểu rõ các hợp đồng, điều khoản pháp lý để đưa ra các nhận đính chính xác, tránh gây bất lợi cho Công ty.