Pháp Chế Kiểm Soát Nội Bộ-Phòng Hành Chính Nhân Sự

A. Pháp chế

1. Xây dựng, kiểm tra và quản lý hệ thống quy trình quy định của công ty

• Phối hợp với Lãnh đạo khối/phòng/ban và các Công ty thành viên để xây dựng hệ thống quy trình quy định, các chính sách quản lý nội bộ, đảm bảo nội dung hoàn toàn phù hợp quy định của pháp luật hiện hành.
• Tiến hành nghiên cứu, đánh giá những bất cập của hệ thống quy trình quy định trong quá trình thực hiện để tiến hành cải tổ.
• Thông qua các đợt kiểm tra, cập nhật các thay đổi của Pháp luật, chính sách nhà nước, ... để tiến hành phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra, gây ảnh hưởng đến các quyết định, hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Thực hiện báo cáo, cảnh báo và đề xuất hướng xử lý, biện pháp phòng ngừa, khắc phục hiệu quả.
• Hỗ trợ thiết lập hệ thống ISO cho các bộ phận trong công ty, tham gia đánh giá các hệ thống quản lý nội bộ của công ty theo tiêu chuẩn ISO.

2. Quản lý các vấn đề về pháp lý với bên ngoài.

• Liên hệ, thực hiện giao dịch, đàm phán với các đối tác, khách hàng để giải quyết tốt các công việc được giao.
• Tham gia các hoạt động tố tụng được phân công từ Ban giám đốc, nhằm mục tiêu đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho công ty.
• Tham gia làm việc, trao đổi với các cơ quan chức năng, văn phòng luật sư, tư vấn pháp luật để xử lý các công việc liên quan.

3. Soạn thảo hợp đồng, tài liệu pháp lý của công ty.

• Tham gia soạn thảo các tài liệu, văn bản pháp lý và các hợp đồng, thỏa thuận để đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của công ty.
• Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các văn bản, hợp đồng pháp lý mà đơn vị ban hành, ký kết, tính hợp pháp của những giao dịch mà công ty thực hiện.
• Chịu trách nhiệm chuẩn bị những hồ sơ pháp lý cần thiết của công ty. Thực hiện kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa và hoàn thiện các tài liệu, văn bản giao dịch, các hồ sơ pháp lý nhằm đảm bảo mọi hoạt động đều đang được thực hiện theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp cùng các quy định pháp luật khác có liên quan do Nhà nước ban hành.

4. Nghiên cứu những quy định pháp lý pháp luật.

• Đảm nhận vai trò nghiên cứu, cập nhật ban hành/ thay đổi của các thông tư, nghị định, luật,... liên quan đến lĩnh vực mà Tập đoàn đang hoạt động để tư vấn và phổ biến cho các bộ phận phòng ban, Công ty thành viên liên quan.
• Quản lý các hồ sơ, văn bản pháp lý, vụ việc tranh tụng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác được phân công.

B. Kiểm soát nội bộ mảng tuân thủ.

• Tham gia các đợt kiểm soát nội bộ mảng tuân thủ
• Phát hiện sai phạm, đánh giá tính tuân thủ trong thực hiện quy trình, quy định, chế độ báo cáo của các phòng ban. Đề xuất xử lý, khắc phục, điều chỉnh.
• Rà soát, đánh giá và đề xuất cải tiến hệ thống văn bản nội bộ công ty.
• Theo dõi khắc phục sau kiểm soát đối với các đơn vị để đánh giá sự cải thiện của hệ thống kiểm soát nội bộ, ngăn chặn các sai phạm có thể lặp lại, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động và đề xuất kiến nghị hướng giải quyết để hoàn thiện hệ thống.
• Báo cáo cho cấp trên/ Ban lãnh đạo về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quý, năm hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.