Secretary to BOD

업무 설명서

2. Arrange and guide BOD’s drivers about driving schedule./ Sắp xếp và hướng dẫn các lái xe của BGĐ về lịch trình.

3. Rent cars if required Thuê xe ngoài khi có yêu cầu.

4. Arrange and remind BOD’s schedules of meetings, appointments, business trips,... ( included: preparing documents, meeting/conference room, booking flight tickets and accommodations, getting visa if necessary...)/ Sắp xếp và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, các chuyến đi công tác, hội họp của Giám đốc (bao gồm: chuẩn bị hồ sơ, chuẩn bị phòng họp, đặt vé máy bay và khách sạn, thủ tục xin visa nếu cần…)

5. Inform all departments about OOO schedule of BOD./ Thông báo với các phòng ban về lịch công tác/nghỉ của BGĐ.

6. Arrange and hold the meeting as required by BOD./ Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

7. Send and received parcels via express services as BOD’s requirements./ Gửi và nhận hàng CPN theo yêu cầu của BGĐ.

8. Deliver BOD’s opinions/requests to individuals, departments and follow the tasks/ Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo của Giám đốc cho các cá nhân, phòng ban liên quan và theo dõi tiến độ theo nội dung đã truyền đạt

9. Receive, check documents and get them signed by BOD/ Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký hồ sơ

10. Acknowledge and proceed/resolve correctly issues/tasks arising in BOD department. Draft + edit documents as required/ Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các các công việc phát sinh tại văn phòng BOD. Soạn thảo văn bản theo yêu cầu.

11. Classify, archive documents in files and folders, setting an efficient document filing system, ensure the correct and fast checking./ Phân loại, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm.

12. Co-ordinate with marketing/designers to do brochures, name cards, leaflets, websites as required by BOD./ Phối hợp với phòng marketing/thiết kế để làm danh thiếp, tờ rơi, brochures, websites theo yêu cầu của BOD.

13. Co-ordinate with HR department to organize and take role as an MC in the events of company like gala dinner, year end party,…/ Phối hợp cùng phòng nhân sự xây dựng chương trình, tổ chức và làm MC ở các sự kiện của công ty như gala dinner, year end party,…

14. Translate documents or interprete in the meetings as required by BOD/ Biên phiên dịch khi có yêu cầu.

15. Prepare and submit to get individual legal records of BOD ( foreigners) when working in Vietnam like work permit, temporary resident card, visa,…

Chuẩn bị/ đảm bảo hồ sơ pháp lý của BOD ( người nước ngoài) khi làm việc ở Việt Nam như: GPLĐ, Thẻ tạm trú, visa,…

16. Make Decision on business trip/ Làm QĐ cử đi công tác

17. Book hotel/restaurant/services and make payment/ Đặt khách sạn/nhà hàng/dịch vụ và làm thanh toán

18. Prepare/welcome guests/ Thực hiện công tác chuẩn bị tiếp đón khách

19. Keep and update clients’ name cards/ Giữ và cập nhật danh thiếp khách hàng

20. Contact required people internally & externally/ Liên hệ với các đầu mối trong và ngoài công ty

21. Check statements, divide into personal and company payments then make payment request for suppliers./ Đối chiếu công nợ, bóc tách TT cá nhân với TT Cty và làm thanh toán cho các NCC

22. Contact the Owners/Management Board of Ciputra/ Hanoi Lake View on related work/ Liên hệ chủ nhà/ BQL Ciputra/Hanoi Lake View về các công việc liên quan.

23. Check bank statement of personal & company credit card of BOD then gather all receipts/invoices/documents to submit to accounting department./ Kiểm tra sao kê thẻ tín dụng ngân hàng cá nhân và công ty của BGĐ rồi tập hợp chứng từ, hóa đơn để đưa cho phòng kế toán hạch toán chi phí.

24. Get quotation and order as BOD’s requirements./ Lấy báo giá/ Đặt mua hàng theo yêu cầu của BOD

25. Other jobs/requirements from BOD/ Các công việc khác theo yêu cầu từ BGĐ