Shipping Officer (Chuyên Viên Xuất Nhập Khẩu)

업무 설명서

1.Monitoring the exportation and importation of Raw materials, FGs, Material, Chemical, Sparepart and others that include:

Theo dõi xuất nhập khẩu thu mua Nguyên vật liệu, FGs, hóa chất, phụ tùng, v.v…

• PO & SO are signed on time prior to shipment arrival/ departure.

Đảm bảo PO & SO có sẵn trước khi kiện hàng đến và đi

• Shipping documents & customs clearance follow up with 3rd parties.

Toàn bộ chứng từ hải quan đều phải được theo dõi chặt chẽ với đối tác/nhà thầu.

• Contact shipping lines and get a booking reservation.

Liên hệ việc vận chuyển và giữ chỗ các kiện hàng tại hải quan

• Collect and cross-check all traffic-related invoices from Forwarders / suppliers and assure the invoices are in order before paying.

Thu thập và kiểm tra tất cả các hóa đơn liên quan đến vận chuyển từ Bên giao nhận / nhà cung cấp và đảm bảo các hóa đơn theo thứ tự trước khi thanh toán.

• Follow the payment of VAT & duty for Customs clearance.

Theo dõi hóa đơn thanh toán và khai báo hải quan.

2.Order management (Các yêu cầu khác)

• Co-ordinate with buyers to get shipping instruction.

Phối hợp với bên mua hàng để chốt việc vận chuyển.

• Co-ordinate with sellers to get the information of shipment and send shipping instruction

Phối hợp với người bán để lấy thông tin lô hàng và gửi hướng dẫn vận chuyển

• Issue Internal Stuffing Instructions to inform the related department for shipment/delivery arrangement.

Gửi quy trình hướng dẫn đóng gói lô hàng cho các bên liên quan trong viêc giao/nhận hàng.

• Arrange the loading and follow till the container is cleared at the port.

Sắp xếp, theo dõi lô hàng đến khi đảm bảo hàng đã đến được cảng.

• Follow and update the shipment/delivery status.

Theo dõi và cập nhật tình trạng giao/nhận hàng

3.Provide the following report on a daily/ weekly and monthly basis

Gửi báo cáo theo dõi ngày/tuần/tháng dựa trên:

• PO/SO report (PO/SO đã ký duyệt)
• Import shipment tracking file (Chứng từ nhập hàng)
• Export shipment tracking file (Chứng từ xuất hàng)
• Cost Savings report (Báo cáo Chi phí tiết kiệm)
• Cost Statistics report (Báo cáo Thống kê chi phí)