Thu Mua

업무 설명서

- Tiếp nhận, tổng hợp yêu cầu mua hàng từ các Dự án/ bộ phận sau khi có Phiếu yêu cầu; ​

- Lập kế hoạch thu mua hàng hóa.

* Tìm kiếm nhà cung cấp:​

- Dựa theo từng yêu cầu mua hàng/yêu cầu báo giá: tìm kiếm thêm nhà cung cấp mới và lấy báo giá,lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp theo yêu cầu từ Quản lý;​

- Làm Phiếu xác nhận đồng ý mua hàng trình ký duyệt trước khi mua hàng.

* Tiến hành thu mua hàng và bàn giao:​

- Trực tiếp đi tìm nguồn hàng khi có yêu cầu, tiến hành mua hàng;​

- Theo dõi tiến độ giao hàng, điều phối hàng giao dự án, chuyển giao tài liệu bàn giao nghiệm thu;​

- Phối hợp với bộ phận nhận hàng kiểm tra chất lượng hàng hóa và lấy biên bản bàn giao, hoàn tất hồ sơ;​

- Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình đặt hàng và giao hàng: đổi trả hàng, bảo hành, … (nếu có).

* Làm hồ sơ thanh toán và cập nhật dữ liệu:​

- Sau khi hoàn tất việc giao hàng: tổng hợp chứng từ, phân bổ chi phí dự án, kiểm tra hồ sơ, làm đề nghị thanh toán trình ký và chuyển hồ sơ thanh toán qua kế toán.​

- Cập nhật thông tin đơn hàng, đề nghị thanh toán, biên bản giao nhận lên file báo cáo hàng ngày.

* Các công việc khác:​

- Lưu trữ và sắp xếp chứng từ hồ sơ mua hàng;​

- Tổng hợp kế hoạch vật tư hàng tuần/tháng từ PD/PM gửi Quản lý để lập kế hoạch chi phí mua hàng theo tháng;​

- Phối hợp với Admin dự án, liên hệ nhà cung cấp để bổ sung hồ sơ nếu cần;​

- Truyền thông tin và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp;​

- Đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả cho công việc đang đảm nhận;​

- Và các công việc khác theo yêu cầu của quản lý.